Il codice di condotta è il documento che traduce i valori generali di un’organizzazione in regole pratiche di comportamento, indicando a dipendenti, dirigenti e collaboratori che cosa è consentito e che cosa è vietato. L’adozione è volontaria per gli enti privati, mentre per i dipendenti pubblici è imposta da una norma statale.
Codice di condotta in sintesi
- Natura: è volontario nel settore privato ed è obbligatorio per legge nel pubblico impiego, dove si applica il DPR 62/2013.
- Differenza dal codice etico: il codice etico esprime valori e principi generali, mentre il codice di condotta fissa regole operative su comportamenti precisi.
- Contenuto: comprende il riferimento alla regolamentazione nazionale, le regole etiche e sociali con sanzioni e controlli, e le attività di promozione del documento.
- Destinatari: riguarda dirigenti e dipendenti e, quando il testo lo prevede, anche fornitori, collaboratori e terze parti.
- Violazione: nel privato comporta misure disciplinari interne, nel pubblico la responsabilità disciplinare del dipendente.
- Codici GDPR: sono previsti dagli articoli 40 e 41, sono volontari e l’adesione non garantisce conformità né immunità da sanzioni.
Cosa sono i codici di condotta?
I codici di condotta sono insiemi di regole formali, principi e valori che guidano il comportamento delle persone all’interno di un’organizzazione, di un’associazione o di un contesto professionale, trasformando gli orientamenti generali in norme pratiche.
Il documento è impiegato anche dalle banche e dagli istituti del sistema creditizio, dove serve a far sì che gli operatori si attengano a precise linee guida nel trattamento del rapporto tra la banca e il debitore o, più in generale, il cliente bancario. Di norma viene consegnato al nuovo assunto, perché conosca fin dall’inizio le norme da rispettare durante l’orario di lavoro.
Le regole operano su due piani. Sul piano individuale indicano l’atteggiamento corretto nello svolgimento dell’attività, come la diligenza e la correttezza. Sul piano interpersonale disciplinano i rapporti con colleghi e superiori. I valori richiamati più di frequente sono onestà, trasparenza, uguaglianza, riservatezza, diligenza, tutela dell’ambiente e delle persone.
Un modello uniforme per tutte le imprese non esiste: la natura dell’attività e i rischi del settore impongono di adattare il testo alle esigenze specifiche di ciascuna organizzazione.
Natura del documento: volontaria o regolamentata
La natura del documento dipende dal contesto in cui viene adottato, e le due condizioni coesistono.
Se l’adozione è decisa da un ente privato, la scelta è volontaria. Il testo non è una legge, ma una volta fatto proprio dall’organizzazione vincola i destinatari sul piano disciplinare interno, perché le violazioni possono comportare misure sanzionatorie. Se riguarda i dipendenti pubblici, l’adozione è imposta da una norma statale, il DPR 62/2013. Se riguarda la protezione dei dati personali, è uno strumento volontario di responsabilizzazione previsto dal GDPR e approvato con una procedura formale.
Qual è la differenza tra condotta e comportamento?
La differenza è soprattutto terminologica e dipende dal contesto d’uso. «Codice di comportamento» è la denominazione adottata per i dipendenti pubblici, mentre «codice di condotta» designa di solito il documento aziendale e quello previsto dal GDPR; in ambito aziendale i due termini sono spesso usati come equivalenti. Per distinguere i casi conviene leggere il titolo del documento, individuare chi lo ha emanato e a chi si rivolge.
A cosa serve e quali funzioni svolge
Il documento serve a trasformare i valori in comportamenti verificabili, a delimitare ciò che è accettabile e a ridurre i rischi legali e reputazionali dell’organizzazione.
Traduzione dei valori in regole operative
Mentre il codice etico esprime la filosofia generale e i valori morali di un ente, il codice di condotta li trasforma in norme di comportamento concrete. Si fonda su regolamenti e leggi esistenti e li porta nell’ambiente di lavoro immediato, indicando ai dipendenti le azioni consentite, quelle da evitare e le conseguenze possibili in caso di violazione.
Prevenzione di corruzione, molestie e discriminazione
Il testo definisce i confini tra lecito e vietato in materia di conflitti d’interesse, rispetto sul lavoro, tutela della privacy, prevenzione di corruzione, molestie e discriminazione. In questi ambiti l’enunciazione di principi non basta: il dipendente deve sapere come comportarsi in situazioni specifiche, ad esempio davanti a un regalo, a un invito o a una segnalazione.
Tutela legale e reputazionale dell’organizzazione
Un ambiente trasparente riduce l’esposizione a procedimenti penali, sanzioni severe e danni all’immagine derivanti da violazioni di compliance, e offre all’organizzazione un quadro di riferimento per gestire le controversie. Verso l’esterno contribuisce a dare un’immagine positiva dell’azienda.
Convivenza interna e ruolo delle risorse umane
Internamente il documento sostiene un buon livello di convivenza, fondato su rispetto, educazione e collaborazione, in un ambiente sereno e quindi più produttivo. Per favorirne la comprensione operano i responsabili del dipartimento delle risorse umane, che informano sulle regole e sui provvedimenti e sulle sanzioni previsti in caso di violazione. Regole chiare e rispettate aiutano a gestire il personale e a far interagire profili professionali diversi, dai vertici ai livelli meno elevati.
Ambiti principali
Gli ambiti principali sono l’aziendale, il pubblico, la protezione dei dati personali e i settori specifici, con una dimensione internazionale per le pratiche uniformi elaborate da organismi globali.
| Ambito | Riferimento | Carattere |
|---|---|---|
| Aziendale privato | Scelta dell’organizzazione | Volontario, personalizzabile per azienda e settore |
| Pubblico | DPR 62/2013 e D.Lgs. 165/2001 | Obbligatorio per legge |
| Protezione dei dati | Articoli 40 e 41 del GDPR | Volontario, con approvazione formale |
| Internazionale | Regole elaborate da organismi internazionali o da singoli Stati | Pratiche uniformi per attività economiche e commerciali |
Ambito aziendale privato, bancario e fornitori
Il testo regola i rapporti tra colleghi, con i clienti e con i fornitori, fissando standard di integrità e professionalità. Negli istituti di credito orienta il comportamento degli operatori nella relazione con il cliente e con il debitore. L’estensione a fornitori e terze parti avviene quando il documento la prevede espressamente.
Ambito pubblico e DPR 62/2013
Nella pubblica amministrazione la disciplina è contenuta nel DPR 62/2013, che si colloca nel quadro del D.Lgs. 165/2001, il testo unico sul pubblico impiego. Il decreto fissa i doveri minimi di diligenza, lealtà e imparzialità. Tra le regole più note figura il limite di 150 euro per i regali accettabili dai dipendenti pubblici; nel privato eventuali soglie dipendono dal singolo documento.
Ambito privacy e GDPR
Per il trattamento dei dati personali esistono codici di condotta di settore previsti dagli articoli 40 e 41 del GDPR. La procedura di approvazione e il ruolo dell’organismo di monitoraggio sono descritti nella sezione dedicata ai codici GDPR.
Ambiti settoriali specifici
Esistono codici per attività come telemarketing, sistemi di informazioni creditizie (SIC), credito, ricerca e influencer. Possono adottarlo anche le associazioni sportive dilettantistiche (ASD), le federazioni come la FIGC, gli esercizi come i bar e le società di intrattenimento digitale, con contenuti calibrati sull’attività svolta. Nel modello di organizzazione e gestione (MOG) il codice di condotta si affianca al modello organizzativo come documento di regole comportamentali. I temi di tutela della persona, come il safeguarding, rientrano nell’area della dignità e della prevenzione delle molestie.
Codici di condotta GDPR: approvazione e monitoraggio
I codici previsti dagli articoli 40 e 41 del GDPR (Regolamento UE 2016/679) sono strumenti volontari con cui titolari e responsabili del trattamento dimostrano di applicare le regole di protezione dei dati nel proprio settore.
Insieme alle certificazioni degli articoli 42 e 43 rientrano negli ausili di responsabilizzazione (accountability), il principio per cui chi tratta dati deve dimostrare attivamente la propria conformità. Coinvolgono le parti interessate e comunicano al mercato l’impegno verso il rispetto della normativa, con benefici anche per piccole e medie imprese e micro-organizzazioni. Funzionano inoltre da regole pratiche e su misura per settori che condividono le stesse attività di trattamento, e contribuiscono a ridurre i divari di armonizzazione tra gli Stati membri.
L’adesione non garantisce di per sé la conformità al GDPR né l’immunità da sanzioni o responsabilità. Il contesto sanzionatorio è significativo: le multe per violazioni del GDPR hanno raggiunto quasi 100 milioni di euro nel primo semestre del 2022, con un aumento del 92% su base annua.
Requisiti del progetto di codice
Il progetto è presentato da un’associazione, da un consorzio di associazioni o da altri enti rappresentativi delle categorie interessate, dopo la consultazione delle parti coinvolte. Deve contenere:
- una motivazione chiara con scopo, oggetto, operazioni di trattamento e categorie di titolari o responsabili interessate;
- la documentazione che giustifica la necessità del codice;
- l’indicazione se il codice è nazionale o transnazionale, con l’ambito territoriale;
- i meccanismi di vigilanza sull’osservanza delle regole;
- l’organismo di monitoraggio accreditato, quando il codice riguarda enti privati e non pubblici;
- la conferma di conformità alla normativa nazionale pertinente.
Ruolo dell’organismo di monitoraggio accreditato
L’organismo di monitoraggio è l’ente terzo, accreditato dall’autorità di controllo competente, che verifica l’applicazione del codice. L’accreditamento è condizione necessaria per l’approvazione del codice da parte del Garante Privacy, che ha definito i requisiti con il documento del 10 giugno 2020 e ha accreditato, con provvedimento dell’11 febbraio 2021, l’organismo del codice in materia di informazioni commerciali. Il Garante tiene il registro dei codici nazionali, mentre l’EDPB pubblica il registro europeo e ha emanato le linee guida 1/2019 sui codici e sugli organismi di monitoraggio e 4/2021 sui codici come strumenti per i trasferimenti verso paesi terzi.
Differenza tra codici nazionali e transnazionali
| Aspetto | Nazionale | Transnazionale |
|---|---|---|
| Ambito | Trattamenti svolti in un solo Stato membro | Trattamenti svolti in più Stati membri |
| Soggetti | Titolari o responsabili di quello Stato | Più titolari o responsabili, senza che ci sia necessariamente un trattamento transfrontaliero |
Cosa stabilisce il codice di condotta?
Il documento stabilisce le regole di comportamento che i destinatari devono osservare, le sanzioni previste in caso di violazione e le modalità con cui si controlla il rispetto delle norme.
Struttura tipica in tre sezioni
- La regolamentazione nazionale, con riferimento al contratto collettivo di categoria e al Codice civile.
- Le regole etiche e sociali che l’organizzazione stabilisce per i comportamenti da assumere durante il lavoro, le sanzioni previste e lo svolgimento del controllo sull’osservanza.
- Le attività di promozione, cioè le iniziative con cui il testo viene fatto conoscere a tutti i dipendenti.
Aree regolate ed esempi di regole
| Area | Che cosa regola | Esempio di regola |
|---|---|---|
| Conflitti d’interesse | Situazioni in cui un interesse personale interferisce con il ruolo | Obbligo di segnalare la situazione |
| Corruzione e regali | Accettazione di doni e inviti | Limite di valore per i regali |
| Informazioni riservate | Insider dealing e riservatezza | Procedura per inserire i dati in una insider list |
| Dignità sul lavoro | Molestie e discriminazione | Definizione dei comportamenti vietati |
| Immagine aziendale | Comportamento verso clienti e terzi | Dress code |
| Privacy | Trattamento dei dati personali | Regole di protezione dei dati |
Segnalazioni e tutela del whistleblower
- Whistleblowing
- Sistema di segnalazione interna di illeciti con tutela del segnalante, regolato da procedure specifiche nel documento.
- Whistleblower
- Soggetto che segnala una violazione e non deve subire ritorsioni: i provvedimenti contro un informatore costituiscono una violazione che l’organizzazione può sanzionare.
Esempio: codice per la tutela della dignità
Un esempio di codice settoriale è quello dell’Istituto Nazionale di Geofisica e Vulcanologia, approvato il 31 marzo 2011 e fondato sulla Raccomandazione 92/131/CEE del 27 novembre 1991. Definisce molestia sessuale ogni comportamento indesiderato a connotazione sessuale che offenda la dignità della persona, e molestia morale ogni comportamento ostile, ripetuto e sistematico, che renda l’ambiente umiliante. Prevede inoltre che i testimoni che non intervengono possano essere considerati corresponsabili.
Che differenza c’è tra codice etico e codice di condotta?
Il codice etico esprime valori e principi generali dell’organizzazione, mentre il codice di condotta impone regole operative su comportamenti specifici e di norma è più semplice da far rispettare.
I due termini vengono talvolta usati come sinonimi, ma designano documenti con funzioni diverse. Il primo orienta il processo decisionale in linea con missione e valori, per esempio verso la sostenibilità o l’assenza di pregiudizi. Il secondo indica che cosa fare e che cosa evitare in situazioni reali. Molte organizzazioni li riuniscono in un unico testo, ma le due funzioni restano distinte.
| Criterio | Codice etico | Codice di condotta |
|---|---|---|
| Focus | Valori e principi dell’azienda | Conformità alle norme e regole per un ambiente professionale |
| Ambito | Ampio: invita a considerare l’etica di ogni scelta | Specifico: situazioni concrete in cui il dipendente può trovarsi |
| Esempio | Aspettativa di professionalità in ogni aspetto del lavoro | Regole dettagliate su dress code o insider list |
| Applicazione | Meno semplice da imporre | Più semplice, perché legato a requisiti di conformità |
Se la regola indica una procedura precisa: è di condotta
Per classificare una disposizione conviene verificare che cosa richiede. Se indica un comportamento verificabile, come registrare un nominativo in una insider list o rispettare un abbigliamento, appartiene al codice di condotta. Se enuncia un principio, come agire con integrità e professionalità, appartiene al codice etico. L’esempio dell’abbigliamento chiarisce la distinzione: il testo di condotta elenca ciò che è accettabile indossare, quello etico richiede professionalità senza menzionare l’abito.
Nel testo esistente di un’organizzazione i due termini possono comparire come equivalenti: in tal caso la qualificazione dipende dal contenuto effettivo delle disposizioni, non dal titolo.
Qual è la differenza tra il codice disciplinare e il codice di condotta?
Il codice di condotta definisce i comportamenti da tenere, mentre il codice disciplinare elenca le sanzioni previste per le violazioni e le procedure per applicarle.
Le due funzioni si completano. Il documento comportamentale può indicare in termini generali che alla violazione seguono provvedimenti, ma il catalogo puntuale delle sanzioni e il procedimento per irrogarle appartengono al codice disciplinare, documento aziendale distinto. Il primo risponde alla domanda «come ci si deve comportare», il secondo alla domanda «che cosa accade se non lo si fa e con quale procedura».
- Codice di condotta
- Regole di comportamento, principi operativi, modalità di controllo e promozione.
- Codice disciplinare
- Elenco delle violazioni e delle sanzioni corrispondenti, con le relative procedure, soggetto a obbligo di affissione.
Nella pratica un’azienda può avere entrambi, richiamandoli reciprocamente: il primo prevede l’obbligo di rispettare le regole, il secondo disciplina le conseguenze dell’inosservanza. Per questo la lettura congiunta dei due documenti è necessaria per conoscere il quadro completo degli obblighi del lavoratore.
Dove deve essere affisso il codice disciplinare?
Il codice disciplinare va affisso in un luogo accessibile a tutti i lavoratori, in modo che ciascuno possa conoscere in anticipo le sanzioni e le procedure. Il criterio è l’accessibilità effettiva del documento. Le modalità concrete dipendono dalla disciplina applicabile al rapporto di lavoro e vanno verificate nel contratto collettivo di riferimento e nelle norme di settore.
A chi si applica il codice di comportamento?
Il documento si applica ai dipendenti di ogni livello, dai dirigenti ai lavoratori, e talvolta a fornitori, collaboratori e terze parti, secondo quanto prevede il testo stesso.
L’ambito soggettivo varia con la natura dell’ente. Quando il testo è approvato dai vertici, impegna anche questi ultimi: il principio del «tone at the top» richiede che il board dimostri il rispetto delle regole a tutti i livelli. Il codice di un ente pubblico di ricerca, ad esempio, si applica a tutto il personale che a qualsiasi titolo lavora e opera nell’istituto.
Se lavori in una pubblica amministrazione: si applica il DPR 62/2013
Per i dipendenti pubblici l’obbligo discende dal DPR 62/2013, nel quadro del D.Lgs. 165/2001. Ogni amministrazione può inoltre adottare un proprio codice che integra le regole statali, nel rispetto dei doveri minimi di diligenza, lealtà e imparzialità.
Se lavori in un’azienda privata: vale il documento adottato dal datore di lavoro
Nel privato l’adozione è volontaria. Il testo si applica ai destinatari che l’azienda ha individuato e che hanno ricevuto il documento, di norma al momento dell’assunzione. Per sapere se un testo riguarda una determinata posizione occorre leggerne l’ambito di applicazione.
Se sei un fornitore o un collaboratore esterno: verifica se il testo ti richiama
L’applicazione a terze parti dipende da una previsione espressa del documento o dal richiamo in un accordo con l’organizzazione. In assenza di tale previsione i fornitori non sono destinatari diretti.
Dove trovare il codice di condotta per i docenti?
Se il docente è dipendente pubblico, si applica il DPR 62/2013. Il testo specifico dell’istituzione si ricerca di norma sul sito dell’ente di appartenenza, dove le amministrazioni pubblicano i propri codici, come avviene per il codice dell’istituto di ricerca citato sopra, consultabile nella sezione dedicata all’organizzazione.
Cosa succede se non rispetto il codice di comportamento?
La violazione comporta conseguenze che variano con il contesto: misure disciplinari interne nel privato, responsabilità disciplinare nel pubblico impiego e, per i codici GDPR, effetti sull’adesione e sul monitoraggio.
| Contesto | Conseguenza |
|---|---|
| Codice aziendale privato | Misure disciplinari interne, previste dal documento e dal codice disciplinare |
| Codice di comportamento pubblico | Responsabilità disciplinare del dipendente |
| Codice GDPR | Possibili effetti sull’adesione e sull’accreditamento, non necessariamente sanzioni dirette |
Nel privato i responsabili delle risorse umane informano i dipendenti sulle regole e sui provvedimenti previsti. La tipologia concreta di sanzione non è fissata dal documento comportamentale: è definita dal codice disciplinare e dalla contrattazione collettiva applicabile. Se la violazione è anche una violazione di legge, come i provvedimenti contro un informatore, l’organizzazione ha il diritto di adottare misure punitive nei confronti del responsabile.
Alcuni codici estendono la responsabilità oltre l’autore: nel codice dell’istituto di ricerca già richiamato, i testimoni che non intervengono in difesa di chi subisce comportamenti lesivi della dignità possono essere considerati corresponsabili.
Per i codici GDPR vale una condizione specifica. L’adesione non protegge da sanzioni previste dal regolamento, e la violazione delle regole del codice è accertata dall’organismo di monitoraggio, con conseguenze che riguardano la permanenza dell’aderente nel codice. A livello di organizzazione, il mancato rispetto delle regole di compliance espone anche a processi penali, sanzioni severe e danni reputazionali.
Come si redige un codice di condotta
La redazione segue sette passaggi, dall’analisi delle norme applicabili alla pubblicazione del testo.
Fasi di sviluppo
- Raccogliere i regolamenti e i requisiti normativi che si applicano al settore e all’azienda.
- Definire i valori rappresentati dall’organizzazione.
- Condurre un’analisi dei rischi connessi all’attività, per esempio la corruzione all’estero per un’impresa internazionale o gli obblighi sulla catena di fornitura per una PMI che rifornisce società più grandi.
- Tradurre i risultati in istruzioni chiare su temi come protezione dei dati, regali e inviti, definendo anche le conseguenze delle violazioni.
- Scrivere le linee guida con frasi brevi, concise e comprensibili.
- Far rivedere il testo dal team legale o da uno studio legale, perché in alcune aree i requisiti imponibili ai dipendenti sono limitati.
- Rendere pubblico il documento, valutando anche la traduzione se l’organizzazione opera a livello internazionale.
Requisiti di un buon codice
- Adattamento: il testo rispecchia il profilo dell’azienda e i rischi del suo settore e mercato.
- Chiarezza: le affermazioni sono brevi e prive di costruzioni contorte.
- Accessibilità: il documento è disponibile a tutti, per esempio sull’intranet, e non in una cartella remota.
- Aggiornamento: va modificato quando l’organizzazione amplia le attività e comunicato anche nei corsi di formazione.
- Tone at the top: è approvato dai vertici, che per primi ne mostrano il rispetto.
Sulla durata e sulla frequenza di revisione non esiste un termine fisso: l’aggiornamento è necessario quando cambiano la normativa applicabile, l’attività o i rischi. Per i fornitori e le terze parti si adotta lo stesso metodo, limitando le regole ai comportamenti rilevanti per il rapporto con l’organizzazione e richiamando il documento negli accordi.
Casi limite ed errori frequenti
Gli errori più comuni riguardano la confusione tra documenti affini e l’attribuzione al codice di effetti che non possiede.
- Considerare sinonimi codice etico e codice di condotta: il primo esprime principi, il secondo regole operative; la qualificazione dipende dal contenuto.
- Ritenere il codice un atto sempre facoltativo: lo è nel privato, ma nel pubblico impiego discende da una norma statale.
- Attribuire all’adesione GDPR un effetto di immunità: non garantisce conformità né esclude sanzioni.
- Estendere ai privati la soglia di 150 euro per i regali: è riferita ai dipendenti pubblici; nel privato dipende dal singolo documento.
- Adottare un testo non adattato all’attività: un modello uniforme non copre i rischi specifici del settore.
- Non rendere accessibile il documento: un codice non conosciuto non può essere applicato, né il codice disciplinare può produrre effetti se non è reso accessibile ai lavoratori.
Un caso limite riguarda le violazioni a cavallo tra due documenti: un comportamento può violare sia le regole aziendali sia una norma di legge, e allora le conseguenze interne si sommano a quelle previste dall’ordinamento.
Domande frequenti sul codice di condotta
Cosa sono i codici di condotta?
I codici di condotta sono documenti che trasformano i valori generali di un’organizzazione in regole pratiche di comportamento. Indicano che cosa è accettabile e che cosa è vietato, dalla gestione dei conflitti d’interesse alla privacy. Sono volontari nel settore privato e obbligatori per i dipendenti pubblici.
Cosa stabilisce il codice di condotta?
Stabilisce le norme operative su conflitti d’interesse, rispetto sul lavoro, riservatezza, prevenzione della corruzione e delle molestie. Indica inoltre i comportamenti vietati, le conseguenze previste in caso di violazione, le modalità di controllo sull’osservanza e le attività con cui il documento viene fatto conoscere ai destinatari.
Che differenza c’è tra codice etico e codice di condotta?
Il codice etico esprime valori e principi generali, mentre il codice di condotta li traduce in regole operative su situazioni concrete, come dress code, insider list o rapporti con i clienti. Le regole di condotta sono più facili da far rispettare perché indicano comportamenti precisi.
Qual è la differenza tra il codice disciplinare e il codice di condotta?
Il codice di condotta definisce i comportamenti da tenere, mentre il codice disciplinare elenca le sanzioni previste per le violazioni e le relative procedure. Il codice disciplinare deve essere affisso in un luogo accessibile ai lavoratori, così che ciascuno possa conoscere in anticipo le conseguenze.
A chi si applica il codice di comportamento?
Si applica a dirigenti, dipendenti e talvolta a fornitori, collaboratori e terze parti. Per i dipendenti pubblici il riferimento è il DPR 62/2013, obbligatorio per legge; nel settore privato l’adozione è volontaria e l’estensione ai soggetti esterni dipende da ciò che il documento prevede.
Cosa succede se non rispetto il codice di comportamento?
Nel settore privato la violazione comporta le misure disciplinari previste dall’organizzazione, che le risorse umane comunicano insieme alle regole. Nel pubblico impiego scatta la responsabilità disciplinare del dipendente. Per i codici GDPR le conseguenze riguardano l’adesione al codice e il monitoraggio, non necessariamente sanzioni dirette.
