Documenti vecchi e procedure lente. Chi decide di avviare una procedura di sovraindebitamento si scontra quasi sempre con lo stesso ostacolo pratico: reperire documentazione, anche molto risalente nel tempo, necessaria per ricostruire la propria posizione debitoria. È uno dei nodi più critici segnalati dagli operatori del settore, incluso l’Osservatorio Nazionale sul Debito con Banche e Finanziarie, e riguarda tanto i privati quanto le piccole imprese. Vediamo perché succede, cosa dice la legge e come muoversi concretamente.

Un fenomeno in crescita, con un collo di bottiglia burocratico

Le procedure di composizione della crisi da sovraindebitamento — disciplinate oggi dal Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza (D.Lgs. 14/2019, più volte corretto, da ultimo con il D.Lgs. 136/2024) — sono in costante aumento. Il Report Annuale 2026 dell’OCC della Camera Arbitrale di Milano, riferito ai dati 2025, segnala 360 nuove domande depositate, in crescita del 21% rispetto alle 298 del 2024. Un trend che riflette una domanda crescente di strumenti per uscire da situazioni debitorie non più sostenibili.

Ma l’aumento delle istanze si scontra con un problema strutturale: la difficoltà di ricostruire con precisione, spesso a distanza di molti anni, l’intera esposizione debitoria del richiedente. Come osservato da Francesco Cacciola, presidente dell’OND, tra le criticità più concrete segnalate dai debitori ci sono proprio le difficoltà burocratiche legate alla richiesta di documentazione spesso risalente nel tempo e complessa da reperire.

Quali documenti servono per accedere alla procedura

Chi si rivolge a un OCC (Organismo di Composizione della Crisi) o a un gestore della crisi deve fornire, tra gli altri:

• l’elenco completo dei creditori e l’importo dei rispettivi crediti
• le dichiarazioni dei redditi degli ultimi anni
• le buste paga o altra documentazione reddituale
• gli estratti conto relativi ai rapporti bancari e ai finanziamenti in essere o estinti
• i contratti di finanziamento (mutui, prestiti personali, cessioni del quinto, carte revolving)
• le visure catastali e immobiliari
• eventuali comunicazioni ricevute dagli enti creditori (solleciti, decreti ingiuntivi, cartelle esattoriali)

Il gestore della crisi utilizza questa documentazione per predisporre la relazione particolareggiata che accompagna la domanda, elemento imprescindibile per la valutazione del tribunale. Una documentazione incompleta o poco chiara rallenta l’istruttoria e può compromettere l’esito della procedura.

Il nodo degli estratti conto “vecchi”

Il caso più frequente riguarda proprio gli estratti conto bancari relativi a rapporti aperti molti anni prima. La normativa di riferimento è l’art. 119 del Testo Unico Bancario (D.Lgs. 385/1993), che riconosce al cliente — e a chi gli succede o subentra nell’amministrazione dei suoi beni — il diritto di ottenere, a proprie spese, copia della documentazione relativa alle operazioni degli ultimi dieci anni, entro un termine massimo di 90 giorni dalla richiesta.

Alcuni punti pratici da tenere presente:

• Come richiedere la documentazione: la richiesta può essere inviata alla banca tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o PEC, indicando con chiarezza il periodo e i rapporti per cui si chiede copia della documentazione.
• Costi: secondo quanto stabilito dall’Arbitro Bancario Finanziario di Milano, se la banca applica una tariffa forfettaria questa va calcolata per documento (non per singolo foglio) e in ogni caso non può superare i 20 euro complessivi.
• Il limite dei dieci anni non è sempre invalicabile: la Cassazione (sentenza n. 35039/2022) ha confermato che il cliente ha un vero e proprio diritto soggettivo a ottenere la documentazione limitatamente all’ultimo decennio, coerentemente con l’obbligo di conservazione delle scritture contabili previsto dall’art. 2220 c.c. Tuttavia, la giurisprudenza di merito non è sempre uniforme: il Tribunale di Napoli, ad esempio, ha ordinato in un caso specifico l’esibizione di estratti conto anche anteriori al decennio, laddove fosse la banca stessa a rivendicare un credito riferito a quel periodo — in tali casi, infatti, l’onere di provare il credito prevale sul limite decennale di conservazione.
• Cosa fare in caso di rifiuto o silenzio della banca: se l’istituto di credito non risponde entro i termini o nega la documentazione senza motivo legittimo, è possibile rivolgersi all’Arbitro Bancario Finanziario per un tentativo di conciliazione e, se necessario, procedere per via giudiziale.

Perché questo aspetto rallenta le procedure

Il problema non è solo giuridico, ma anche pratico: più si torna indietro nel tempo, meno gli estratti conto risultano disponibili in formato digitale, e le banche possono impiegare tempo per recuperare archivi cartacei o microfilmati. Questo comporta:

• allungamento dei tempi di istruttoria della domanda, perché il gestore della crisi non può completare la relazione senza una ricostruzione affidabile della posizione debitoria;
• rischio di contestazioni durante il procedimento, se la documentazione fornita risulta incompleta o presenta discrepanze rispetto a quanto dichiarato dai creditori;
• maggiore onere per il debitore, spesso già in una condizione di fragilità economica, che deve sostenere tempi di attesa aggiuntivi oltre ai costi (seppur contenuti) di richiesta della documentazione.

Il contesto normativo si sta muovendo

Va segnalato che il quadro normativo sul sovraindebitamento è ancora oggetto di affinamento. L’Agenzia delle Entrate ha aperto nel 2026 una consultazione pubblica in più tappe sulla propria bozza di circolare relativa ai profili fiscali del Codice della Crisi: la Parte II, dedicata specificamente a sovraindebitamento ed esdebitazione, è stata pubblicata il 26 giugno 2026 con consultazione aperta fino al 24 luglio. Si tratta di un segnale della crescente attenzione delle istituzioni verso l’applicazione uniforme di queste procedure, un tema — quello dell’uniformità — più volte richiamato anche dall’OND come priorità di riforma.

Cosa può fare chi si trova in questa situazione

1. Avviare per tempo la richiesta di documentazione presso banche, finanziarie ed enti creditori, senza attendere l’apertura formale della procedura.
2. Conservare traccia scritta di ogni richiesta (raccomandata A/R o PEC), utile sia per far valere i termini di legge sia in caso di successivo ricorso all’ABF.
3. Rivolgersi a un professionista o a un OCC fin dalle prime fasi, per ricevere indicazioni puntuali su quali documenti sono realmente necessari, evitando richieste superflue che allungano ulteriormente i tempi.
4. Non scoraggiarsi di fronte a documentazione mancante: in molti casi il gestore della crisi può ricostruire la posizione debitoria anche attraverso altre fonti (segnalazioni in Centrale Rischi, comunicazioni degli stessi creditori, atti giudiziari già notificati).

Conclusioni

La difficoltà di reperire documentazione risalente resta uno dei principali ostacoli pratici — più che giuridici — all’accesso effettivo alle procedure di sovraindebitamento. Conoscere i propri diritti in materia di accesso alla documentazione bancaria (art. 119 TUB), i tempi a disposizione degli istituti di credito e gli strumenti di tutela in caso di rifiuto è un primo passo concreto per non lasciare che un problema burocratico si trasformi in un ostacolo insormontabile verso l’uscita dai debiti.